4 Tips Menggelar Acara Gathering Bagi Perusahaan !
Sebagai badan organisasi, perusahaan seringkali mengadakan acara (event) di luar ruangan untuk memperingati sesuatu, entah itu acara peresmian proyek, ulang tahun kantor atau family gathering. Namun, menggelar acara di luar ruangan ternyata memiliki kesulitan tersendiri, mulai dari harus menyusun anggaran, menyusun konsep, pembentukan tim, dan lain sebagainya.
Lalu, apa saja kiat – kiat menggelar event resmi maupun semi resmi di luar ruangan agar dapat berjalan sukses ?
Cara Agar Sukses Menggelar Event Gathering Di Luar Ruangan
Fokus pada penyusunan tema dan konsep acara
Pertama – tama, anda perlu menentukan yang namanya konsep atau tema acara. Meskipun, titik berat event tersebut terdapat pada peringatan ulang tahun kantor (misalnya), anda tetap perlu menyusun tema atau konsep acara untuk memaksimalkan jalannya event.
Kehadiran konsep dalam suatu acara bertujuan untuk membuat event tersebut menjadi lebih rapi dan terstruktur. Selain itu, penentuan konsep yang tepat juga akan menambah keistimewaan event tersebut sehingga event menjadi lebih menarik dan mampu menarik perhatian semua tamu undangan yang hadir.
Setelah itu, pilih tim yang mampu menghandle semua kebutuhan tersebut. Jika, konsep datang dari anda, maka anda punya kewajiban untuk menjelaskan rincian dari tema / konsep tersebut secara mendetail kepada para tim, baik itu kepada tim sponsorship atau yang lainnya.
Apabila, tim dapat menangkap maksud anda dengan baik, anda bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.
Menyusun WBS
WBS atau Work Breakdown Structure ialah rincian kerja mengenai elemen – elemen penting yang harus ada dalam sebuah acara, misalnya seperti penyusunan jadwal, analisis resiko, cost budgeting, dan lain – lain. Tujuannya adalah untuk memecah tiap proses pengerjaan agar menjadi lebih detail.
Sekurangnya, ada 2 metode pendekatan yang bisa anda gunakan dalam membuat WBS, yakni berdasarkan tujuan proyek atau berdasarkan timeline proyek. Pendekatan pertama dilakukan dengan cara menganalisis seluruh tujuan yang harus diselesaikan sesuai dengan iterasi yang telah dibuat. Sementara, pendekatan kedua lebih kepada bagaimana tiap tugas dapat dikerjakan sesuai dengan urutan waktu (timeline) untuk mencapai tujuan akhir acara.
Mempersiapkan Plan B (rencana cadangan)
Jika plan A sudah matang, kini saatnya menyusun plan B. Plan B berguna untuk membantu anda menangani situasi buruk dengan baik. Jika anda tidak membuat plan B, maka bisa – bisa anda gelagapan karena terlalu panik menghadapi kondisi buruk tersebut.
Anda mungkin berpikir bahwa rencana utama akan berjalan lancar tanpa kendala. Tetapi, masa depan adalah hal yang tidak bisa dipastikan oleh manusia. Ada kalanya anda melewatkan suatu hal penting yang membuat jalannya acara menjadi tidak maksimal. Daripada menunggu kegagalan terjadi, tentu lebih baik jika anda menyiapkan plan B untuk mengantisipasi hal – hal tersebut.
Eksekusi !
Kini saatnya anda merealisasikan wacana menjadi wujud nyata ! Mulailah mengerjakan rencana anda satu demi satu mulai dari mempersiapkan properti dan kebutuhan acara seperti panggung, meja, kursi, catering dan lain sebagainya.
Salah satu hal yang tidak boleh dilewatkan juga ialah penyewaan tenda. Hal ini mungkin terlihat sepele, namun kenyataannya hal ini memberi pengaruh cukup besar pada image event yang sedang berjalan.
Dalam memilih tenda sebaiknya anda menyesuaikan komposisi warna dengan tema / konsep acara. Hal ini bertujuan agar tenda punya nilai multi guna, dimana selain sebagai pelindung tamu undangan dari panasnya matahari, tenda juga bisa digunakan untuk menghidupkan tema yang diangkat dalam event tersebut.
Jika bingung, anda bisa menggunakan jasa Sewa Tenda Makassar untuk menentukan model serta komposisi warna yang sesuai untuk acara anda. Dengan begini, anda tidak perlu repot – repot lagi, praktis bukan ?
